Os resultados de nossos projetos variam na razão direta da qualidade das informações de que dispomos para trabalhar. Quando desconhecemos um assunto ou nossos Clientes não disponibilizam informações precisas sobre o problema a ser resolvido, podemos antever uma solução “sem alma”, bonitinha mas que não vai funcionar, ou uma sucessão de refações de idéias, até que possamos contemplar totalmente as necessidades existentes.

Por isso, o caminho mais direto e menos demorado para acertar sempre é não sair de uma reunião de inicio de projeto sem um briefing. O briefing é um direcionamento preciso para o trabalho a ser realizado. Nele, devem estar listados dados sem os quais as possibilidades de erro são enormes.

O briefing deve ser fornecido, por escrito, pelo Cliente, mas é raro isso acontecer. É muito comum sermos chamados para uma reunião, recebermos verbalmente dados insuficientes e o Cliente nos considerar “briefados”. Esse problema é ainda maior em empresas pequenas ou com Clientes que nunca se relacionaram com designers. Dessa forma, sugiro que você vá às reuniões de passagem de trabalho com o modelo de briefing que apresento aqui (com o uso, você irá adaptá-lo me­lhor às suas necessidades especificas) e que passe cada item com seu interlocutor.

Outro ponto importante é que se um projeto vier a ser trabalhado por várias pessoas, seu briefing servirá de registro preciso das tarefas a serem executadas, agilizando todo o processo.

Tendo um briefing completo, você tem um guia seguro para conceituar e desenvolver seu projeto. Um direcionamento que irá lhe permitir evitar as perigosas obser­vações subjetivas de todos os envolvidos. Na reunião seguinte, quando for apresentar sua criação, comece por reler o briefing com o Cliente. Assim, você terá um argumento poderoso para reforçar que a solução que está propondo satisfaz plena­mente as necessidades apresentadas. Caso sua idéia não seja aceita, ou você errou redondamente não obedecendo ao briefing, ou o Cliente o está alterando, possibilitando uma renegociação de honorários sobre o trabalho extra que terá de ser feito. Veja na próxima página um modelo de briefing.

Detalhando o briefing

Se é o primeiro trabalho que você vai fazer para o Cliente, anote seu nome e/ou o da sua empresa e endereço completo, número do CNPJ (Cadastro Nacional das Pessoas Jurídicas) e da Inscrição (às vezes é Municipal, às vezes, Estadual). Pergun­te também como é a forma de pagamento usual. Algumas empresas só aceitam pagar em trinta dias após o recebimento da cobrança, outras só pagam em deter­minados dias do mês. Agindo assim, você irá evitar telefonemas solicitando o adiantamento de suas cobranças etc.

• Código de Controle – É o código que você vai dar. Uma abreviatura para facilitar a monitoraçâo do projeto.

• Serviço – Se o projeto não tem um nome, batize-o. Não escreva somente identidade visual, folheto ou embalagem, pois provavelmente você irá fazer dezenas deles.

• Objetivo/Problema a ser resolvido – Tente saber exatamente qual o seu desafio. Com um foco bem definido é muito mais fácil acertar. Pergunte como o consumidor visado vê o produto ou serviço e qual é o comportamento que devemos despertar nele. Questione seu Cliente. Muitas vezes ele solicita uma determina­da peça ou ação que pode não ser a mais indicada para alcançar os resultados pretendidos. Cabe a você discutir isto com ele.

• Principal diferencial a ser explorado – Esse ponto é muito importante. As vezes temos mais de um diferencial, e o problema é hierarquizá-los e, eventualmente, fazer uma seleção. Outras vezes não nos é fornecido nenhum “gancho”. Nesses casos, temos que ser criativos para apresentar o produto ou serviço a ser trabalhado de uma forma nova, original.

• Público-alvo (Quem compra / Quem consome) – Num mercado crescentemente segmentado, em que as empresas visam a nichos de consumidores, produtos e serviços são criados para tipos especiais de pessoas. As empresas que trabalham com pesquisas e bancos de dados classificam o público conforme seu perfil econômico, que você vai encontrar detalhadamente a seguir. Saber qual o tipo de gente com o qual devemos nos comunicar/seduzir é um fator crítico para direcionar a linguagem a ser empregada.

• Concorrência direta e indireta – Na maioria das vezes, o próprio Cliente tem essa informação (se não tiver, é mais um tempo extra que você vai ter que despender), ou por estar há algum tempo no mercado, ou porque já a identificou, ao pensar em um negócio novo. Investigar os concorrentes e os cenários onde atuar é básico. Só assim podemos ter certeza de propor uma idéia que irá funcionar no nicho visado com a dose correta de inovação.

• Instruções específicas/obrigatoriedades – É sempre bom lembrar este assunto por­que para os Clientes alguns tópicos são tão usuais que eles pressupõem que nós os saibamos. Para outros, principalmente os menos experientes, o desconheci­mento pode ser total. Por exemplo, dados técnicos ou legais que devam constar obrigatoriamente em uma embalagem, restrições quanto a materiais ou processos de produção, formatos ou tamanhos que devam ser obedecidos. Indague, pergunte, esgote o assunto.

• Tipo de apresentação – Como sua idéia será apresentada ao Cliente? Basta uma print? Com que nível de detalhamento/resolução? Ela deverá ser montada? Será necessário um modelo tridimensional? Como será dada a saída para a finalização do trabalho?

• Observações – Anote aqui tudo o que for necessário saber sobre o projeto e não se relacionar diretamente a um dos tópicos anteriores.

• Tiragens. Muitas vezes a quantidade de itens a serem produzidos é fundamental no direcionamento da criação. É também muito comum o Cliente querer saber o preço da produção para mais de uma quantidade.

• Dimensões/formatos – Se já estiverem pré-definidos, anote. Caso contrário, deixe em branco.

• Tipo de impressão – Idem

• Nº de cores – É normal o Cliente já especificar isso ou você, em função da expectativa de investimento ou sofisticação do projeto, decidir isto na hora.

• Cor obrigatória – Muitas vezes ela existe e nós não sabemos. Indague.

• Quem aprova (Nomes / funções) – Essa informação é muito importante para termos conhecimento das prováveis etapas de decisão sobre nossos trabalhos. Se as pessoas que decidem são as responsáveis pela passagem do briefing e se for possível reuni-las em cada fase de aprovação, o projeto irá fluir bem. Se, ao contrário, você for apresentar suas idéias para intermediários, aumente seus honorários, pois irá gastar muito mais tempo para chegar a um resultado final.

• Data-limite – para apresentação da primeira fase – Este é um dado crítico. Todo mundo quer tudo para ontem, e como muitas vezes há um desconheci­mento dos processos, somos confrontados com desafios quase impossíveis de serem vencidos.

• Datas das fases seguintes – Após a aprovação de cada etapa, vá anotando os prazos para as que se seguem.

• Arquivos – Registre os arquivos que foram criados no desenvolvimento/ finalização do projeto.

O formulário do briefing deve ser grampeado a um envelope onde você irá colocar todo o material (referências, fotos, disquetes, estudos, prints etc.), fornecido pelo Cliente ou gerados durante o projeto. Esse envelope deverá ser guardado por um bom tempo, constituindo parte de sua memória para futuras correções ou novos trabalhos.

Via de regra quem estabelece o prazo é o Cliente. Você só irá estudar se será possível cumpri-lo ou não. O prazo para a realização de seus serviços irá variar segundo a qualidade do briefing, a participação ou não de quem decide no processo e de sua experiência no assunto. Já os prazos para os serviços de produção, fotolitos, gráficos etc. são bem mais fáceis de prever com confiabilidade.

Negocie um prazo, após a aprovação da proposta de honorários que você irá enviar e aprovar preliminarmente, para a entrega da primeira etapa e não falhe. As boas relações estabelecem-se sobre compromissos firmados e cumpridos.

Caso seu Cliente não consiga classificar tecnicamente as pessoas para quem você terá que projetar, tente formar com. ele um perfil desse consumidor-padrão. Qual seu sexo, idade, grau de instrução e profissão? Que jornal ou revista lê? Onde se veste, onde iria se divertir num sábado à noite? A que programas de TV assiste? Em que bairro mora, como se transporta, onde iria passar suas férias? São itens fáceis para especificar e por eles dá bem para se estabelecer os valores que devem ser trabalhados, na comunicação para torná-la realmente eficaz.

• O briefing é um guia seguro para bons resultados.

• Não inicie um projeto sem um briefing detalhado.

• Não apresente suas idéias sem antes repassar o briefing com o Cliente.

fonte: Viver de Design – Gilberto Strunck